Cotizaciones: qué hacer cuando el producto no está en el catálogo
No todo lo que una empresa necesita está en su catálogo negociado. El módulo de cotizaciones canaliza esos pedidos sin salirse de la plataforma.
El catálogo cubre lo recurrente, no lo excepcional
Un catálogo corporativo está armado para lo que se compra todos los meses. Cuando aparece un requerimiento distinto —una impresión especial, un empaque a medida, un artículo promocional— la salida fácil es un correo suelto al ejecutivo. Y ahí se pierde la trazabilidad.
El módulo de cotizaciones existe para que ese pedido excepcional siga dentro del mismo sistema.
Cómo funciona
- El usuario describe lo que necesita, con cantidades y datos de contacto.
- La solicitud llega al equipo comercial de FESA con toda la información de la empresa y el centro de costo ya asociados.
- El ejecutivo responde con la propuesta desde la plataforma.
- La cotización queda con su propio estado y su historial, igual que una orden.
Por qué no usar un correo
- El correo no deja registro consultable para el área de compras
- No queda asociado a un centro de costo ni a un presupuesto
- Se pierde cuando la persona que lo envió cambia de puesto
- No se puede medir cuánto tarda el equipo comercial en responder
Todo lo que se compra debería poder responderse con una consulta, no con una búsqueda en la bandeja de entrada.
Del presupuesto a la orden
Cuando una cotización se acepta, el producto puede incorporarse al catálogo de la empresa para que las siguientes compras del mismo artículo ya sean pedidos normales, con precio fijo y presupuesto asignado.