Presupuesto por familia y centro de costo: cómo funciona el control de gasto
El presupuesto no se asigna al departamento completo, se asigna por familia de productos dentro de cada centro de costo. Así se sabe exactamente en qué se va el dinero.
Un presupuesto global no controla nada
Decir que un departamento tiene un techo mensual de gasto suena a control, pero no lo es: cuando el saldo se agota nadie sabe si fue por papelería, por cafetería o por empaque. FesaStore asigna el presupuesto en el cruce entre centro de costo y familia de productos.
Centro de costo
Agrupa las compras de un departamento, una sucursal o un proyecto. Los usuarios se asignan a uno o varios centros de costo y solo pueden cargar gasto contra los suyos.
Familia
Es la categoría del producto: papelería, útiles, cafetería, empaque, aseo, impresiones. Cada familia dentro del centro de costo tiene su propio presupuesto y su propio saldo.
Qué pasa al momento de comprar
- El solicitante arma el carrito contra un centro de costo.
- La plataforma suma el subtotal por familia y lo compara con el saldo disponible.
- Si hay saldo suficiente, la orden avanza directo al flujo normal de compra.
- Si no lo hay, la orden cae en revisión para que el responsable decida: autorizar el sobregiro, ajustar el pedido o cancelarlo.
Un saldo en cero es información válida, no un error. Significa que ese presupuesto ya se ejecutó, y la plataforma lo trata como tal.
Presupuestos por periodo
Los presupuestos se manejan por mes y año, y cada ejecución queda registrada como gasto histórico. Eso permite comparar lo presupuestado contra lo realmente consumido, mes a mes, sin reconstruirlo a mano desde las facturas.
Recomendaciones al configurar
- Abre familias por naturaleza de gasto, no por proveedor
- Revisa los saldos antes del cierre de mes, no después
- Asigna cada usuario únicamente a los centros de costo que realmente necesita